Özlük Dosyası Nedir ve Neden Bu Kadar Önemlidir ?

Yasal mevzuat çerçevesinde özlük dosyası, yürürlükteki 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesinde tanımlanarak tüm iş yerleri için zorunlu hale getirilmiştir. Unvanı ne olursa olsun, o iş yeri bünyesinde görev yapan tüm çalışanlar için ayrı ayrı düzenlenen ve işverenler tarafından tutulması zorunlu olan, çalışan ile ilgili tüm bilgi ve belgelerin bir arada tutulduğu dosyaya verilen isimdir özlük dosyası. Çalışanın işe başlama evraklarını iş yerine teslim etmesi, sözleşmenin imzalanması ve SGK girişinin yapılmasıyla içeriği yavaş yavaş oluşmaya başlar. İşe alım sürecinden başlayarak ilişik kesme sürecinin sonuna kadar, çalışanla ilgili elde edilen tüm evraklar bu dosya içerisinde muhafaza edilir ve her yıl güncellenir. Özlük dosyaları bir nevi çalışanın tüm bilgilerinin, gelişimlerinin, eğitimlerinin hafızaya alındığı bir sistem olarak da kabul edilebilir.

İşçi özlük dosyalarının formatı konusunda ilgili kanunda net bir şekilde açıklama bulunmamakla beraber, genel çerçevede ifadelere yer verilmiştir. Bu nedenle içerik olarak aynı olmakla birlikte, şekil olarak şirketten şirkete farklılık gösterebilmektedir. Özlük dosyası içerisinde yer alması gereken belgelere genel kapsamda bakacak olur isek; ilk olarak çalışanın şahsına ait belgeler (Kimlik bilgileri, aile durumu bildirimi, ikametgâh, diploma, sertifikalar, nüfus kayıt örneği, evlilik cüzdan fotokopisi, adli sicil kaydı, yeterli sayıda fotoğraf v.b. diğer belgeler), 4857 sayılı İş Kanununa göre düzenlenmesi gereken belgeler (Sözleşme, ücret bordroları, çalışanın tüm izin talepleri, yıllık izin çizelgeleri, savunma, uyarı, ihtar, fazla çalışma izni, referanslar ve iş başvuru formu, engelli yada hükümlü ise bunu gösterir yazı v.b diğer belgeler), Çalışan ile ilgili SGK nezdinde ki işlemlere ait belgeler(İşe Giriş Bildirgesi, İşten Ayrılma Bildirgesi, Çalışanın geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporu örneği), İş Sağlığı ve Güvenliğine ait belgeler (İş Sağlığı Güvenliği Eğitimi Belgeleri, KKD Teslim Belgeleri, Mesleki Eğitim Belgeleri, Sağlık Raporları, Periyodik Sağlık Kontrolleri v.b.) bütün bunlara ilaveten performans değerlendirme belgeleri, İşbaşı ve Oryantasyon Eğitim Formları, Görev tanımları gibi belgeleri sayabiliriz. Yukarıda değindiğimiz gibi çalışanın iş yeri ile ilişkisi devam ettiği sürece her yıl bu saydığımız içeriklerin düzenli olarak güncellenmesi gereklidir. Güncellenmemesi durumunda sıkıntıların yaşanması kaçınılmaz olur. En basit örnekle açıklamak gerekirse; çalışanın ikametgâhının güncellenmediğini ve işverenin elinde sadece işe girerken alınmış bir ikametgâh olduğunu kabul edelim. Zaman içerisinde işveren ve çalışan arasında ortaya çıkacak yasal süreçte çalışana herhangi bir sebeple bir bildirim ya da ihtar gönderilmek istenirse, güncellenmemiş eski ikametgâhına gönderilecek ve çalışana tebliğ edilemeyeceğinden muhtemelen büyük sıkıntılar yaşanacaktır.

Bugün ya da gelecekte işveren-çalışan-devlet arasındaki ilişkilerde ortaya çıkacak herhangi bir mahkeme sürecinde, özlük dosyalarının önemi her zaman en yüksek derecededir. Öyle ki bir çalışanla anlaşmazlık durumuna düşülmesi halinde; çalışanın ortaya süreceği iddialara en temel kanıtlar, deliller bu dosya içerisinden çıkacaktır. Özlük dosyası içerisinde yer alan bilgilerin güncel ve asıl (ıslak imzalı) olması delil kapsamında büyük avantajlar sağlayacaktır. Yine aynı şekilde olası devlet denetimlerinde özlük dosyaları ile ilgili bir eksiklik tespit edildiğinde, idari para cezaları söz konusu olacaktır. Ve bu idari para cezaları özlük dosyası düzenlenmeyen her bir işçi için ayrı ayrı verilmektedir.

Maalesef ülkemizde her ne kadar bazı iş yerleri ve bazı insan kaynakları elemanları tarafından gereksiz evrak yükü olarak kabul edilse de, bu verilerin sağlıklı bir şekilde toplanması ve bir arada tutulması, hem insan kaynakları çalışanlarının işlerini kolaylaştıracak, hem de işverene büyük faydalar sağlayacaktır. İlgili evrakların her birinin farklı dosyalardan çıkması ve arandığında bulunamaması, şirketin arşiv faaliyetlerinin ve kurumsal disiplinin nasıl işlediğini gözler önüne serer. Bu nedenle şirketlerin kurumsallaşmalarının bir göstergesi olarak da kabul edilebilir özlük dosyaları. Yine kurumsal etik kurallar çerçevesinde çalışanlara ait birçok bilginin saklandığı bu dosyaların gizliliği de son derece önemlidir. Çünkü görev yapan çalışanlara ait tüm bilgilerin yer aldığı bir veri bankasıdır bu tutulan dosyalar. Sadece ihtiyaç duyulduğunda 3.şahıslarla paylaşımı yapılmalıdır. Kurallara uygun şekilde düzenlenecek özlük dosyası hem çalışanlarla yaşanabilecek sorunlarda hem de olası bir denetim kapsamında idari para cezalarına karşı mutlaka koruma sağlayacaktır.