Toplantılarda Verimlilik Nasıl Sağlanır ?

 Kurum ve kuruluşlarda iç iletişimin vazgeçilmezidir toplantılar. Sözlük anlamı itibariyle birden fazla kişinin belirli konular hakkında görüşmek, tartışmak ve karar vermek amacıyla bir araya gelmelerine verilen addır. Örneğin satış müdürünün satış temsilcileri ile yaptığı haftalık gözden geçirme görüşmeleri gibi. Sistemli ve planlı olarak düzenlenen her toplantı hem katılımcılara kolaylık sağlayacak hem de verimli geçmesine neden olacaktır. Elbette her toplantı için tüm katılımcılar zamanlarını ayıracaklardır. Ama maalesef verimsiz geçen her toplantı sonrası tüm katılımcıların zamanları çöpe atılmış kabul edilecektir.

Bundan dolayı yapılacak olan toplantıların daha önceden planlanması verimlilik düzeyini oldukça artıracaktır. Peki nasıl sağlanır verimli toplantılar...

Yapılacak olan toplantı çeşidine göre katılımcı sayısının mutlaka belirli bir sınırda tutulması gerekmektedir. Çok özel durumlar haricinde hem dikkatin hem de algının dağılmaması için maksimum 7-8 kişinin katıldığı toplantılar düzenlenmelidir. Ve katılımcıların tam saatinde toplantıya katılmaları sağlanmalıdır. Çünkü 6 kişilik bir toplantıda 1 kişinin 10 dakika geç gelmesi diğer 5 katılımcının zamanını boşa harcamasına neden olacaktır.

Düzenlenecek olan toplantının mutlaka bir başkanı olmalıdır. Başkan toplantının gidişatını şekillendirmeli, toplantının süresini belirlemeli ve kesinlikle bu sürenin aşılıp sohbet ortamına girilmesine engel olmalıdır. Karşılıklı yapılan tartışmalar, konuşmaları önlemelidir. Herkese eşit söz hakkı vererek tam katılımı sağlamalıdır. Özellikle toplantının sönük geçmemesi için üst düzey yöneticilerin konuştuğu diğer katılımcıların figüran olarak yer aldığı bir ortamın yaratılması önlenmelidir. Unutmamalıyız ki; toplantıdaki başarı herkesin katılımı ile elde edilecektir. Tüm katılımcılara söz hakkı verilmesi alınan kararlara inancı artıracak, hedeflere götürecek yolda taşların daha kolay yerine oturmasını sağlayacaktır. Diğer türlü sadece üst yönetimin konuştuğu toplantılarda alınan kararlar dikte ettirmekten farksızdır.

Diğer yandan her toplantının mutlaka bir gündemi olmalı ve toplantı öncesinde tüm katılımcılara gündem bilgisi verilmeli ve katılımcılar bu gündem üzerinde çalışarak, toplantıya hazırlıklı gelmeleri sağlanmalıdır. Raporlar, tablolar, grafikler v.b. katılımcı toplantıya tüm hazırlığını yaparak gelmelidir. Bilindiği üzere toplantılardaki ana amaç; belirlenmiş olan bir konu üzerinde (gündem) görüşmeler yapılması ve kararlar alınmasıdır. Gündeme odaklanma adına, gündem maddeleri arasına ek maddeler alınmamalıdır.

Toplantı esnasında görüşülen problemlerin çözümü esnasında en sık yapılan hata problemlerin çözümü yerine işi yapanların, çalışanların tartışılmasıdır. Burada önemli olan nokta problem kaynağının tespit edilmesi ve önerilerin dile getirilmesidir. Eğer sadece işi yapanlar, çalışanlar tartışılıp, öneriler dikkate alınmaz ise toplantı masasının mahkeme salonundan farkı kalmaz. Ve bir de toplantıya katılanların her konuda aynı görüşte olmamaları gerekir. Herkes aynı şeyi düşünüyorsa ve amirlerinin düşüncesini onaylıyorsa o insanlar düşünmüyorlar anlamına gelir. Böyle bir toplantının olmaması olmasından daha iyidir.

Toplantı sonunda herhangi bir karar alınamamışsa maalesef toplantının verimli geçtiğinden söz edemeyiz. Daha önceden belirlenen bir kişi toplantı sonunda alınan kararların, gerçekleşme tarihlerinin, sorumluların tutanak altına alınıp, katılımcılar tarafından imzalanması sorumlulukları perçinleyecektir. Kısa süre içinde toplantı tutanakları katılımcılara dağıtılmalı ve bir sonraki toplantıda alınan bu kararlar yeniden gözden geçirilmelidir. Bu şekilde katılımcıların toplantılar düzenleniyor, yazılıyor ve kontrol edilmiyor, bu toplantılar tamamıyla angarya inancı ortadan kaldırılmış olur.

Ve şunu unutmayalım ki; toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir. Verimli gerçekleşen toplantılar firmada birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi ve yaratıcı çözümün bulunmasını kolaylaştırır. Ne kadar verimli toplantılar yaşarsak hem kendimizi hem de şirketimizi bir adım öteye kolaylıkla taşıma fırsatını yakalarız.